Hệ thống Quản lý
Kế hoạch & KPI UTT
Số hóa toàn bộ quy trình đăng ký, phê duyệt và đánh giá chỉ tiêu công việc của cán bộ, giảng viên toàn trường.
Tổng quan chức năng theo vai trò
Hệ thống Quản lý KPI của UTT số hóa toàn bộ quy trình giao việc, phân bổ chỉ tiêu, lập kế hoạch và đánh giá hiệu suất của từng cá nhân, tổ/bộ môn và phòng/khoa. Phần này tóm tắt nhanh vai trò và các chức năng chính của từng nhóm người dùng; thao tác chi tiết từng bước xem ở Phần II.
Ban Giám hiệu (Hiệu trưởng / Phó Hiệu trưởng)
Mục đích: Giám sát vĩ mô, theo dõi chiến lược và phê duyệt.
- Bảng điều khiển Chiến lược (Executive Dashboard):
- Truy cập menu Chiến lược trên thanh điều hướng.
- Theo dõi tiến độ theo từng Trụ cột KPI (Đào tạo, NCKH, Tuyển sinh, Tài chính…).
- Biểu đồ Sunburst (Cây phân bổ) xem cấu trúc tổng thể chỉ tiêu từ cấp Trường xuống đơn vị.
- Bản đồ nhiệt (Heatmap) ở mục Xem theo Đơn vị giúp phát hiện nhanh Khoa/Phòng chậm tiến độ (đỏ) hoặc hoàn thành tốt (xanh).
- Phê duyệt Kế hoạch & Kết quả: Phó Hiệu trưởng phụ trách mảng có thể được phân quyền duyệt Kế hoạch năm hoặc duyệt Kết quả nghiệm thu (minh chứng) của các Trưởng đơn vị trực thuộc.
- Chi tiết phân rã: Click vào một đơn vị (VD: Khoa CNTT) để xem toàn bộ KPI được giao; mở Cây phân bổ để xem chỉ tiêu đã giao xuống Giảng viên/Bộ môn nào và tiến độ từng cá nhân.
Quản trị viên Hệ thống (Admin Trường)
Mục đích: Thiết lập hệ thống và dữ liệu nền tảng cho toàn hệ thống vào đầu năm.
- Thiết lập Danh mục Trụ cột & KPI gốc: Trong Admin Dashboard, định nghĩa các Trụ cột KPI (VD: Tuyển sinh, Đảm bảo chất lượng) và khai báo các Chỉ tiêu KPI gốc (Mã KPI, Tên chỉ tiêu, Đơn vị tính, Trọng số).
- Phân bổ KPI cấp vĩ mô (Trường → Đơn vị): Giao các KPI gốc cho Đơn vị (Khoa/Phòng/Trung tâm), thiết lập Mục tiêu (Target) và Trọng số phần trăm cho từng đơn vị.
- Quản lý Cấu trúc Tổ chức & Người dùng: Cập nhật danh sách Đơn vị, Tổ/Bộ môn; quản lý tài khoản và phân quyền (Role) cho cán bộ, giảng viên.
Lãnh đạo Đơn vị (Trưởng Khoa / Trưởng Phòng)
Mục đích: Là “cầu nối” — nhận chỉ tiêu từ Trường và phân rã xuống cấp dưới.
- Nhận và phân rã KPI: Vào Danh mục KPI › tab Chỉ tiêu cấp
Đơn vị để biết Trường giao gì; dùng tính năng Phân rã (Decompose) để bóc tách chỉ
tiêu.
- Với Phòng ban: phân rã trực tiếp xuống các Chuyên viên trong phòng.
- Với Khoa: phân rã xuống cấp Bộ môn (Sub-unit) hoặc giao trực tiếp cho một Giảng viên cụ thể.
- Theo dõi tiến độ Đơn vị: Dashboard của Trưởng Khoa tổng hợp tiến độ hoàn thành các chỉ tiêu của toàn Khoa.
- Phê duyệt Kế hoạch và Đánh giá (Workflow):
- Đầu năm: Xem xét và Duyệt hoặc Từ chối / Yêu cầu sửa “Kế hoạch năm” của Trưởng bộ môn hoặc Chuyên viên gửi lên.
- Cuối kỳ: Thẩm định minh chứng hoàn thành và chấm điểm đánh giá cho cấp dưới.
Lãnh đạo Tổ / Bộ môn (Trưởng Bộ môn)
Mục đích: Nhận chỉ tiêu từ Khoa và phân bổ chi tiết cho các Giảng viên trong bộ môn.
- Nhận chỉ tiêu từ Khoa: Vào Danh mục KPI xem các chỉ tiêu mà Trưởng Khoa đã giao cho Bộ môn mình.
- Phân bổ cho Giảng viên: Bấm Phân rã để giao phần việc cụ thể (VD: chỉ tiêu Bài báo NCKH, Hướng dẫn sinh viên) cho từng Giảng viên. Hệ thống yêu cầu tổng trọng số phân rã = 100% chỉ tiêu Bộ môn nhận được.
- Duyệt Kế hoạch cấp 1: Là người duyệt Vòng 1 với bản Kế hoạch công tác năm của Giảng viên; nếu Giảng viên thêm “Nhiệm vụ phát sinh”, Trưởng bộ môn kiểm tra và phê duyệt trước khi trình lên Khoa.
Cán bộ / Giảng viên / Chuyên viên (Người thực thi)
Mục đích: Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ và báo cáo kết quả.
- Lập Kế hoạch Công tác Năm: Đầu kỳ vào menu Kế hoạch năm — hệ thống tự liệt kê các KPI/chỉ tiêu cứng Khoa/Bộ môn đã phân bổ. Bổ sung Nhiệm vụ phát sinh / tùy chỉnh (nếu có) qua nút Thêm nhiệm vụ phát sinh, rồi bấm Gửi phê duyệt. Sau khi kế hoạch được “Chốt”, danh sách công việc bị khóa để bắt đầu thực hiện.
- Theo dõi Danh mục KPI: Vào Danh mục KPI › tab Chỉ tiêu cá nhân để xem tổng quan trọng số, mục tiêu của từng việc.
- Báo cáo Kết quả & Nộp Minh chứng: Xuyên suốt chu kỳ, vào mục Năm đánh giá (hoặc click từng KPI) để nộp kết quả thực tế; upload tài liệu/minh chứng (PDF, hình ảnh, link…) và ghi chú quá trình thực hiện.
- Tự đánh giá: Cuối chu kỳ, tự chấm điểm mức độ hoàn thành so với Kế hoạch năm trước khi chuyển lên cấp Quản lý thẩm định.
Lời giới thiệu
Hệ thống Quản lý Kế hoạch & KPI UTT là nền tảng số hóa toàn bộ quy trình đăng ký, phê duyệt và đánh giá kết quả thực hiện chỉ tiêu công việc (KPI) của cán bộ, giảng viên trong toàn Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải.
Hệ thống vận hành theo quy trình chuẩn (SOP) với luồng phân bổ chỉ tiêu từ trên xuống và luồng phê duyệt từ dưới lên, đảm bảo tính minh bạch, thống nhất và dễ theo dõi tiến độ ở mọi cấp quản lý — từ Cá nhân, Tổ/Bộ môn, Đơn vị (Khoa/Phòng/Trung tâm) đến Ban Giám hiệu.
Tài liệu này hướng dẫn chi tiết các thao tác theo từng vai trò người dùng. Quý thầy/cô vui lòng tra cứu phần tương ứng với vai trò của mình ở mục lục bên trái.
Tổng quan quy trình hệ thống
Hệ thống hoạt động theo luồng quy trình chuẩn (Standard Operating Procedure – SOP) từ cấp cao nhất (Trường) xuống tới từng Cá nhân, và luồng phê duyệt từ dưới lên trên, mô tả qua 5 bước cốt lõi:
Hướng dẫn sử dụng phân hệ KPI (KPIMAN)
Phần này mô tả các quy tắc nghiệp vụ cốt lõi (cơ chế phân bổ, cách tính điểm, thời hạn khóa hệ thống) và hướng dẫn thao tác theo từng nhóm vai trò trên hệ thống KPIMAN. Các bước thao tác trên giao diện màn hình “Kế hoạch công tác” kèm ảnh minh họa xem ở Phần II.
A Quy định chung về KPI & đánh giá (niên độ 2026)
1.1 · Cơ chế phân bổ (Cascading)
Luồng phân rã chỉ tiêu đi từ trên xuống qua 4 cấp:
1.2 · Phân loại chỉ số KPI
KPI Trọng yếu Mandatory
Chỉ số cốt lõi, bắt buộc hoàn thành 100% mục tiêu. Không đạt 100% thì cá nhân/đơn vị không được xếp loại A (Xuất sắc).
KPI Thường Standard
Điểm số tính theo tỷ lệ hoàn thành công việc thực tế.
Nhiệm vụ đột xuất
Giao bổ sung trong năm. Tính vào điểm thưởng, không làm thay đổi trọng số gốc của các KPI đã phê duyệt đầu năm.
1.3 · Cấu trúc điểm đánh giá (hệ 100 điểm)
Kết quả đánh giá cuối năm gồm 2 phần độc lập theo tỷ lệ 30/70:
Phần I được tự chấm tĩnh trên giao diện theo biểu mẫu tương ứng với vai trò:
| Biểu mẫu | Đối tượng áp dụng |
|---|---|
| Mẫu 01.1 | Tập thể lãnh đạo |
| Mẫu 02.1 | Lãnh đạo đơn vị (Trưởng/Phó Khoa, Phòng) |
| Mẫu 03.1 | Trưởng/Phó Tổ bộ môn |
| Mẫu 04.1 | Viên chức, Người lao động |
1.4 · Công thức tính điểm KPI
- Nếu R > 1 (vượt định mức): Scorei = Trọng số. Hệ thống ghi nhận số liệu vượt để thống kê khen thưởng, không lấy phần vượt bù cho chỉ tiêu thiếu hụt khác.
- Nếu R ≤ 1: Scorei = R × Trọng số.
- Tổng điểm KPI = tổng các Scorei của tất cả KPI thành phần đã đăng ký.
B Hướng dẫn thao tác theo vai trò
Viên chức & Giảng viên
Quyền: Xem, đăng ký và tự kê khai KPI cá nhân.
Giai đoạn 1 — Đăng ký kế hoạch KPI (đầu năm)
- Truy cập: menu KPI cá nhân › Đăng ký kế hoạch.
- Chọn chỉ tiêu liên kết: bấm Thêm dòng để tạo nhiệm vụ mới, rồi chọn liên kết đến KPI của Đơn vị/Tổ bộ môn đã phân bổ cho mình.
- Khai báo thông số: nhập Nội dung công việc cụ thể, Chỉ tiêu đăng ký (số lượng/giờ/bài báo…) và phân bổ Trọng số (%). Tổng trọng số các nhiệm vụ phải bằng 100%.
- Lưu / Nộp: Lưu nháp nếu cần sửa tiếp; Nộp kế hoạch để gửi duyệt — trạng thái chuyển PENDING.
Giai đoạn 2 — Báo cáo thực hiện & minh chứng (cuối năm)
- Kê khai số liệu: menu Đánh giá cuối năm › Kê khai thực tế, nhập kết quả vào cột Thực tế của từng KPI đã chốt.
- Nộp minh chứng: bấm Tải lên minh chứng bên mỗi dòng KPI; upload .pdf / .jpg / .png ≤ 10MB kèm mô tả ngắn (VD: “Quyết định số 123/QĐ-UTT…”).
- Tự đánh giá Phần I: nhập điểm tự chấm theo Mẫu 04.1 (tối đa 30 điểm) cho các tiêu chí thái độ, kỷ luật, đạo đức tác phong.
- Gửi: bấm Gửi báo cáo — hồ sơ chuyển chờ Lãnh đạo duyệt.
Trưởng Bộ môn / Tổ trưởng
Áp dụng: Tại các Khoa có quản lý cấp bộ môn nhỏ hơn.
- Tiếp nhận & phân bổ KPI cấp 3: menu Phân bổ KPI › KPI Bộ môn, xem các KPI con Khoa đã giao.
- Phân rã thành chỉ tiêu cháu (Grandchild KPIs): chọn một KPI con › Phân rã chỉ tiêu, nhập tên chỉ tiêu cháu cá nhân hóa theo chuyên môn và giao cho từng Giảng viên. Quy tắc 100%: tổng chỉ tiêu giao cho cá nhân = chỉ tiêu bộ môn nhận từ Khoa.
- Theo dõi & duyệt sơ bộ: theo dõi tiến độ đăng ký của giảng viên qua Dashboard; nhắc nhở người chưa hoàn thành trước deadline.
Trưởng Khoa / Trưởng Phòng
Vai trò: Đầu mối quản lý tiến độ và chất lượng KPI toàn đơn vị.
- Tiếp nhận & phân bổ: menu Phân bổ KPI › KPI Đơn vị, nhận KPI Master do BGH giao, rồi phân rã thành chỉ tiêu con xuống Tổ bộ môn hoặc giao trực tiếp cho cá nhân.
- Duyệt kế hoạch đăng ký: menu Quản lý phê duyệt › Duyệt kế hoạch đăng ký; hệ thống lọc cán bộ ở trạng thái PENDING.
- Đồng ý: Phê duyệt (Approve) → APPROVED.
- Không đồng ý: Trả lại (Reject) và nhập rõ lý do (VD: “Trọng số chưa hợp lý, đề nghị tăng chỉ tiêu NCKH…”).
- Duyệt báo cáo cuối năm: menu Duyệt đánh giá cuối năm — kiểm tra số liệu & minh chứng của từng nhân viên, chấm điểm thái độ; tự chấm Mẫu 02.1 (30 điểm); xác nhận duyệt báo cáo đơn vị để gửi lên cấp Trường.
Ban Giám hiệu & Phòng TCCB
Quyền: Giám sát tối cao toàn bộ hệ thống KPI.
- Thiết lập KPI đầu năm: thiết lập danh sách KPI chiến lược; vào Phân bổ KPI cấp Trường để giao trách nhiệm chỉ tiêu (%) cho từng Khoa, Phòng.
- Giám sát qua Dashboard (Stitch UI):
- Global Overview: tiến độ 6 trụ cột chiến lược toàn trường theo thời gian thực.
- Heatmap: hiệu suất Khoa/Phòng — Xanh tốt, Vàng trung bình, Đỏ chậm tiến độ / vi phạm KPI trọng yếu.
- Tìm kiếm cán bộ: truy xuất bảng đăng ký và lịch sử KPI của bất kỳ cán bộ nào toàn trường.
- Đôn đốc (Direct Feedback): bấm Đôn đốc để gửi thông báo hệ thống + email nhắc nhở tự động đến đơn vị/cá nhân chậm tiến độ.
- Duyệt kế hoạch Trưởng đơn vị: phê duyệt bảng đăng ký KPI cá nhân của các Trưởng Khoa/Phòng; tự đánh giá Tập thể lãnh đạo theo Mẫu 01.1 (30 điểm).
- Xử lý phát sinh & mở khóa: menu Quản trị chu kỳ › Mở khóa đơn vị, chọn đơn vị và đặt thời hạn mở lại (VD: 48 giờ). Hệ thống tự khóa lại khi hết hạn; mọi thao tác mở khóa được lưu vết trong Audit Log.
Quản trị viên Hệ thống
Trách nhiệm: Vận hành kỹ thuật và cơ sở dữ liệu hệ thống.
- Quản trị cơ cấu tổ chức & người dùng: cập nhật sơ đồ tổ chức (Khoa/Phòng/Tổ bộ môn); import tài khoản từ Excel hoặc đồng bộ qua Keycloak SSO; phân vai trò chính xác (ADMIN_SCHOOL · BOARD_EXECUTIVE · DEAN_UNIT · HEAD_USER · STAFF_USER).
- Thiết lập Danh mục KPI Master: thiết lập 6 trụ cột chiến lược & trọng số tổng; khai báo mã chỉ số KPI (VD: ĐT-01 giờ giảng dạy, KH-02 bài báo khoa học…); đánh dấu các mã KPI Trọng yếu (Mandatory).
- Thiết lập thời gian & khóa hệ thống: tạo chu kỳ năm mới, nhập ngày chốt đăng ký (VD: 15/06/2026), kích hoạt cronjob tự động đóng băng dữ liệu khi tới giờ G.
- Kiểm tra Audit Log: Hệ thống › Audit Log — theo dõi các hành động nhạy cảm: đăng nhập sai nhiều lần, sửa điểm thủ công, mở khóa thời gian của đơn vị.
C Quy trình khiếu nại & hỗ trợ kỹ thuật
- Sai sót về số liệu hoặc phân bổ KPI:
- Cấp cá nhân: liên hệ Trưởng bộ môn/Trưởng khoa để được trả lại hồ sơ sửa (nếu chưa khóa), hoặc gửi đơn đề xuất lên Phòng TCCB để mở khóa tạm thời.
- Cấp đơn vị: Trưởng đơn vị làm tờ trình gửi Phòng TCCB xem xét mở lại hệ thống khai báo.
- Lỗi kỹ thuật (không đăng nhập được, lỗi upload minh chứng…): gửi phản hồi kèm ảnh chụp màn hình lỗi về email eoffice@utt.edu.vn, hoặc liên hệ trực tiếp Phòng Quản trị thiết bị & CNTT.
Hướng dẫn phân hệ Kế hoạch nhiệm vụ năm
Phân hệ Kế hoạch nhiệm vụ năm (BM01 - BM05) cho phép Viên chức, Giảng viên UTT lập kế hoạch công tác chi tiết cho năm tài chính mới, đồng thời hỗ trợ các cấp quản lý rà soát, điều chỉnh chỉ tiêu trực tiếp và phê duyệt phân cấp.
A Các biểu mẫu kế hoạch áp dụng (BM01 - BM05)
Hệ thống tự động hiển thị biểu mẫu phù hợp với chức danh và đơn vị công tác của từng cán bộ:
| Ký hiệu | Đối tượng áp dụng trên hệ thống |
|---|---|
| Biểu mẫu 01 | Lãnh đạo phòng/trung tâm/viện khối hành chính, tổ trưởng, chuyên viên, giảng viên kiêm nhiệm khối hành chính, cán sự, nhân viên. |
| Biểu mẫu 02 | Lãnh đạo khoa, giảng viên, tổ trưởng bộ môn trực thuộc khoa. |
| Biểu mẫu 03 | Nhiệm vụ chung dành cho các đơn vị khối Hành chính (các Phòng, Ban, Trung tâm, Viện). |
| Biểu mẫu 04 | Nhiệm vụ chung dành cho các đơn vị khối Giảng dạy (các Khoa, Trung tâm QPAN-GDTC, Viện Cơ khí động lực). |
| Biểu mẫu 05 | Dành riêng cho Chủ tịch Công đoàn Trường và Bí thư Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Trường. |
B Thời hạn chốt nộp & Khóa hệ thống theo vai trò
Để đảm bảo tiến độ phê duyệt từ cấp dưới lên cấp trên, phần mềm tự động áp dụng thời hạn khóa đăng ký riêng biệt cho từng vai trò:
C Quy trình thực hiện chi tiết
Quy trình đăng ký, rà soát chỉnh sửa và phê duyệt kế hoạch nhiệm vụ được thực hiện khép kín qua các bước sau:
Vào menu Kế hoạch công tác >
tab Đăng ký Kế hoạch. Nhập Giá trị mục tiêu (Target Value)
và Thời gian dự kiến hoàn thành (Target Time). Có thể chèn thêm tiêu chí con bằng nút
chèn dòng (hệ thống tự tạo số thứ tự dạng 1.1.1). Sau khi hoàn tất, bấm Lưu bản nháp hoặc Nộp kế hoạch để gửi lên cấp trên
(trạng thái chuyển thành PENDING và khóa sửa đổi).
Trưởng bộ môn / Trưởng đơn vị vào tab Phê duyệt Kế hoạch. Khi click xem chi tiết kế hoạch của nhân viên, người quản lý có quyền **chỉnh sửa trực tiếp** các ô số liệu (Target Value, Target Time) của nhân viên hoặc bấm **Thêm nhiệm vụ phát sinh** để giao việc trực tiếp trước khi duyệt. Nhập ý kiến nhận xét và bấm Duyệt kế hoạch hoặc Yêu cầu điều chỉnh (trả về Nháp).
Lãnh đạo Khoa/Phòng thực hiện phân công biểu mẫu tại tab Phân công biểu mẫu, tùy chỉnh tiêu chí tại tab Thiết lập biểu mẫu, và lập Báo cáo kế hoạch năm của đơn vị (Mẫu BM03/BM04) tại tab Kế hoạch nhiệm vụ năm (chỉnh sửa trực tiếp ma trận tổng hợp đơn vị) rồi bấm Chốt Kế Hoạch trình Ban Giám hiệu.
Khi kế hoạch đã chốt/khóa mà cần sửa đổi, cá nhân truy cập trang kế hoạch của mình, click vào nút Yêu cầu mở khóa, nhập lý do và gửi lên Quản trị viên Trường phê duyệt mở khóa tạm thời về trạng thái DRAFT.
Hướng dẫn chi tiết theo từng vai trò
Dành cho Cán bộ / Giảng viên
Mục tiêu: Đăng ký kế hoạch đầu năm và tự đánh giá cuối năm.
1.1 Đăng ký Kế hoạch công tác (Đầu kỳ)
- Đăng nhập: Truy cập hệ thống qua trình duyệt web, bấm nút Đăng nhập bằng UTT SSO và nhập Username, Mật khẩu. Nếu quên mật khẩu, bấm Quên mật khẩu để hệ thống gửi hướng dẫn đặt lại qua email UTT, hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ (xem cuối tài liệu).
- Vào khu vực đăng ký: Tại thanh menu bên trái, click Kế hoạch công tác. Mặc định hệ thống mở tab Đăng ký Kế hoạch.
- Tạo bản đăng ký kế hoạch: Bấm Sửa bảng để vào chế độ chỉnh sửa; tại đây có thể Thêm / Sửa / Xóa các dòng kế hoạch từ bảng mẫu. Sau khi xong, bấm Xong sửa bảng để hoàn tất cá nhân hóa.
- Điền chỉ tiêu: Bảng “Nhiệm vụ trọng tâm” hiện ra. Tại mỗi dòng nhiệm vụ:
- Click vào ô dưới cột Đăng ký (Chỉ tiêu) để nhập số lượng (VD: “2 bài báo”, “100 tiết”).
- Click vào ô dưới cột Thời gian hoàn thành để nhập thời hạn (VD: “Tháng 12/2026”).
- Hệ thống tự động lưu nháp sau mỗi lần gõ; trạng thái lúc này vẫn là BẢN NHÁP.
- Thêm nhiệm vụ phát sinh (nếu có): với công việc đặc thù không có trong biểu mẫu:
- Cuộn xuống cuối bảng, click + Thêm nhiệm vụ phát sinh.
- Chọn Trụ cột KPI (VD: Đào tạo, NCKH), chọn Danh mục Tiêu chí, nhập nội dung và thời gian, rồi bấm Lưu nhiệm vụ.
- Nộp Kế hoạch: Kiểm tra lại toàn bộ bảng, click Lưu lại & Nộp hồ sơ (nút xanh lam) ở trên cùng. Trạng thái chuyển thành ĐANG CHỜ DUYỆT.
Dành cho Tổ trưởng / Trưởng Bộ môn
Mục tiêu: Đăng ký kế hoạch cá nhân và Kiểm duyệt (Cấp 1) cho các thành viên trong Tổ.
2.1 Đăng ký cá nhân
Tổ trưởng thực hiện đăng ký kế hoạch cá nhân tương tự Mục 1.1 ở trên.
2.2 Phê duyệt Kế hoạch cho thành viên trong Tổ
- Vào Kế hoạch công tác, chọn tab Phê duyệt Kế hoạch.
- Màn hình hiển thị danh sách giảng viên/chuyên viên trực thuộc Tổ/Bộ môn, kèm cột trạng thái của từng người (Chưa tạo, Đang chờ duyệt, Đã duyệt…).
- Click biểu tượng Mắt kính (hoặc Bút chì) ở cột Thao tác của người đang ở trạng thái ĐANG CHỜ DUYỆT.
- Màn hình chi tiết kế hoạch mở ra. Tổ trưởng có quyền click thẳng vào các ô Đăng ký chỉ tiêu để chỉnh sửa nếu nội dung chưa đạt yêu cầu.
- Quyết định phê duyệt:
- Đồng ý: bấm Duyệt (Chấp nhận). Trạng thái chuyển thành TỔ/BM ĐÃ DUYỆT và được đẩy lên cấp Trưởng Đơn vị.
- Yêu cầu làm lại: bấm Từ chối, nhập lý do (VD: “Thiếu chỉ tiêu NCKH”) và xác nhận. Hồ sơ trả về cho nhân viên làm lại.
2.3 Chức năng Phê duyệt Kiêm nhiệm (đặc biệt)
Nếu được phân công làm Tổ trưởng của nhiều Tổ khác nhau, hệ thống sẽ xuất hiện thêm tab Phê duyệt Kiêm nhiệm. Thao tác duyệt giống Mục 2.2, nhưng danh sách nhân sự là những người thuộc các Tổ đang kiêm nhiệm quản lý.
Dành cho Trưởng Khoa / Trưởng Phòng / Giám đốc TT
Mục tiêu: Đăng ký kế hoạch cá nhân và Chốt duyệt cuối cùng (Cấp 2) cho toàn bộ Đơn vị.
3.1 Quản lý Biểu mẫu riêng của Đơn vị
Nếu biểu mẫu chung của nhà trường chưa đủ, Trưởng Đơn vị có thể tạo biểu mẫu riêng:
- Chuyển sang tab Quản lý Biểu mẫu.
- Bấm Tạo Biểu mẫu mới, đặt tên (VD: “Biểu mẫu giảng viên Khoa Công trình”).
- Bấm biểu tượng Sửa của biểu mẫu vừa tạo; khung danh sách tiêu chí hiện ra.
- Bấm Thêm tiêu chí, tick chọn các công việc từ Kho từ điển KPI do nhà trường cung cấp, rồi bấm Lưu. Biểu mẫu sẵn sàng để mang đi Phân công.
3.2 Phê duyệt & Chốt Kế hoạch (Cấp cuối)
- Chuyển sang tab Phê duyệt Kế hoạch. Danh sách gồm toàn bộ nhân sự trong Khoa/Phòng.
- Người đã được Tổ trưởng duyệt: trạng thái TỔ/BM ĐÃ DUYỆT (PENDING_DEAN).
- Người không thuộc Tổ nào (VD: Phó Trưởng phòng): nộp thẳng, trạng thái ĐANG CHỜ DUYỆT.
- Click biểu tượng Mắt kính / Bút để xem chi tiết; tương tự Tổ trưởng, Trưởng Đơn vị có quyền chỉnh sửa trực tiếp.
- Bấm Duyệt (Chấp nhận). Trạng thái đổi thành TRƯỞNG ĐV ĐÃ DUYỆT. Kế hoạch chính thức bị khóa và có hiệu lực thực thi — không ai được tự ý sửa đổi.
Dành cho Phó Hiệu trưởng / Ban Giám hiệu
Mục tiêu: Nắm bắt tiến độ toàn trường và duyệt KPI cho Trưởng Đơn vị.
- Báo cáo Thống kê: Ngay tại trang chủ (Dashboard), Ban Giám hiệu xem biểu đồ trực quan tiến độ thực hiện KPI toàn trường — phân nhóm theo Trụ cột (Đào tạo, NCKH, Phục vụ cộng đồng) và biểu đồ phân bổ mức độ hoàn thành.
- Phê duyệt cho Trưởng Đơn vị: Các Trưởng Đơn vị do Phó Hiệu trưởng phụ trách nộp bản đăng ký cá nhân. Phó Hiệu trưởng vào Kế hoạch công tác › Phê duyệt Kiêm nhiệm để kiểm duyệt và chốt kế hoạch cho các Trưởng Đơn vị này.
Dành cho Quản trị viên Hệ thống
Mục tiêu: Đảm bảo nền tảng dữ liệu (Master Data) hoạt động trơn tru.
5.1 Quản lý Năm đánh giá (Chu kỳ KPI)
Trước khi bắt đầu năm mới, Admin bắt buộc cấu hình năm:
- Vào Cài đặt hệ thống › Năm đánh giá.
- Bấm + Mở năm đánh giá. Nhập tên (VD: “Năm 2026”), Năm cấu hình (2026), ngày bắt đầu/kết thúc đăng ký.
- Chọn Trạng thái:
- Sắp diễn ra: Hệ thống đóng, không ai đăng ký được.
- Đang mở kê khai: User bắt đầu được đăng ký Kế hoạch.
- Đã khóa sổ: Cuối năm, hệ thống chốt số liệu, cấm mọi hành động sửa/nộp.
5.2 Quản lý Nhân sự & Phân quyền Kiêm nhiệm
- Vào Cài đặt hệ thống › Quản lý Nhân sự.
- Thêm mới: bấm + Nhân sự. Phân quyền: bấm Sửa vào một nhân sự có sẵn.
- Quan trọng nhất là cột Vai trò phân quyền:
- Trưởng đơn vị (DEAN_UNIT): dành cho cấp Trưởng Khoa/Phòng.
- Trưởng Bộ môn/Tổ (HEAD_SUB_UNIT): dành cho cấp Tổ trưởng/Trưởng BM.
- Cấu hình Kiêm nhiệm (tính năng cao cấp): Khi chọn vai trò Trưởng đơn vị hoặc Tổ trưởng,
màn hình mở thêm 2 menu dropdown:
- Đơn vị kiêm nhiệm: gõ tên tìm kiếm và tích chọn; có thể chọn nhiều đơn vị cùng lúc.
- Tổ/Bộ môn kiêm nhiệm: tìm và tích chọn nhiều Bộ môn khác nhau.
- Bấm Lưu cập nhật.
Liên hệ hỗ trợ
Trong quá trình sử dụng, nếu gặp vướng mắc về tài khoản, đăng nhập SSO, lỗi hiển thị hoặc các vấn đề kỹ thuật khác, quý thầy/cô vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ: